Udział pracowników Katedry Rachunkowości UŁ w opracowaniu Kompleksowego Systemu Informacyjnego do Zarządzania Uniwersytetem Łódzkim Kompleksowy System Informacyjny do Zarządzania Uniwersytetem Łódzkim (dalej KSI) powstał jako odpowiedź na nowe wyzwania, jakie stanęły przed UŁ po przyjęciu przez Polskę zobowiązania wdrożenia postanowień Karty Bolońskiej w ustawie z 27.07.2005 Prawo i szkolnictwie wyższym (Dz.U. z 2005 r. nr 164, poz. 1365.) Nowe regulacje wprowadziły,
między innymi, wzrost autonomii decyzyjnej i odpowiedzialności kierownictwa uniwersytetów w kontekście zmian w otoczeniu uczelni publicznych.
Władze rektorskie Uniwersytetu Łódzkiego już w 2004 r. miały pełną świadomość niskiej jakości informacji generowanych przez ówcześnie stosowany tradycyjny rachunek rzeczywistych kosztów pełnych, dla potrzeb zarządzania uczelnią. Punktem wyjścia do opracowania Kompleksowego Systemu Informacyjnego dla Uniwersytetu Łódzkiego było powołanie przez Rektora UŁ w roku 2004 zespołu do opracowania projektu takiego systemu kierowanego przez prof. dr hab. Irenę Sobańską. Jego członkami byli w przeważającej większości pracownicy Katedry Rachunkowości Wydziału Zarządzania UŁ. Należy w tym miejscu szczególnie odkreślić determinację w szczególności kierownika Zespołu, która wbrew wielu przeciwnościom, generowanych przez zachowania pracowników uczelni (różnych grup zawodowych) oraz przy braku podobnych rozwiązań w Europie doprowadziła do stworzenia w 2007 r. całkowicie nowatorskiego projektu, który został z powodzeniem wdrożony i od 2014 r. jest stosowany w praktyce zarządzania UŁ (harmonogram projektu przedstawia rysunek 1). Projekt KSI obejmował kilka etapów działań:
- Etap 1 – ocena stanu systemu informacyjnego UŁ w 2004 r. i propozycja zmian
- Etap 2 – opracowanie wstępnego projektu KSI
- Etap 3 – przetarg na system informatyczny klasy ERP – narzędzie do zastosowania KSI w praktyce
- Etap 4 – Ostateczna aktualizacja projektu KSI i szkolenia pracowników UŁ
- Etap 5 – Wdrożenie KSI
- Etap 6 – Aktualizacja KSI po wejściu w życie w 2019 r. nowej ustawy o szkolnictwie wyższym
Prace zespołu, które trwały od czerwca 2004 roku do kwietnia 2005 roku obejmowały ocenę przydatności dla potrzeb zarządzania ówcześnie stosowanego systemu informacyjnego rachunkowości w kontekście specyfiki procesów realizowanych w Uniwersytecie Łódzkim oraz wprowadzonych nowych regulacji prawnych, a także diagnozę proponowanych kierunków zmian, w tym zwłaszcza wdrożenia narzędzi rachunkowości zarządczej stanowiącej źródło analitycznych informacji o kosztach i przychodach w zdecentralizowanej strukturze organizacyjnej UŁ.
W 2006 roku przeprowadzono główną część prac nad opracowaniem projektu Kompleksowego Systemu Informacyjnego dla Uniwersytetu Łódzkiego. Projekt ten składał się z dwóch głównych części:
- Część A – projekt systemu rachunkowości zarządczej dostosowany do zdecentralizowanego zarządzania Uniwersytetem Łódzkim – część opracowana przez zespół składający się z siedemnastu pracowników Katedry Rachunkowości Wydziału Zarządzania – Kierownik zespołu dr hab. Irena Sobańska, prof. UŁ.
- Część B – projekt systemu rachunkowości finansowej i sprawozdawczości zewnętrznej – część opracowana przez zespół składający się z czterech pracowników Katedry Rachunkowości Wydziału Zarządzania UŁ – Kierownik zespołu dr hab. Ewa Walińska, prof. UŁ.
Dwie podstawowe części KSI (część A i część B) zostały uzupełnione o wyspecyfikowanie uwarunkowań niezbędnych do jego wdrożenia (część C) oraz o słownik pojęć podstawowych, które powinny ułatwić użytkownikom zrozumienie przyjętych w
projekcie nowych rozwiązań. Zastosowane w KSI narzędzia rachunkowości zarządczej i podejście analityczne w tworzeniu struktur informacyjnych zapewniają elastyczność systemu względem przyszłych zmian organizacyjnych, zmian w przedmiocie działania, zmian w zasadach finansowania uczelni publicznych oraz umożliwiają decentralizację procesów zarządzania w Uniwersytecie Łódzkim i rozwój zarządzania strategicznego.
W drugiej połowie grudnia 2006 roku, zespół dokonał ostatecznej weryfikacji założeń i rozwiązań szczegółowych projektu podczas spotkań z dziekanami i kierownikami innych jednostek Uniwersytetu Łódzkiego (w wybranych jednostkach przeprowadzono pilotażowe badania weryfikujące praktyczną użyteczność opracowanych rozwiązań). Następnie członkowie zespołu zrealizowali próbne wdrożenie wybranych procedur budżetowania w niektórych jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu Łódzkiego i przeprowadzili szkolenia dla jego kadry zarządzającej
Wdrożenie projektu KSI wymagało sporządzenia szczegółowego planu oraz powołania zespołu wdrażającego. W dniu 12 grudnia 2007 roku Rektor Uniwersytetu Łódzkiego prof. dr hab. Wiesław Puś powołał w tym celu dwa komitety: Komitet Sterujący ds. wdrożenia projektu KSI (6 osób), Komitet Wykonawczy ds. wdrożenia KSI (4 osoby). Wdrożenie KSI wymagało uchwalenia i wdrożenia odpowiednich procedur oraz pozyskania środków na zakup i wdrożenie systemu klasy ERP (enterprise resource planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa). Postępowanie przetargowe zostało rozstrzygnięte w pierwszej połowie 2012 roku, zaś faktyczne wdrożenie narzędzi informatycznych rozpoczęło się od 1 lipca 2012 roku
Był to pierwszy w Polsce projekt wdrożenia systemu informacyjnego bazującego na danych generowanych w rachunkowości zarządczej w uczelni wyższej. Jego wdrożenie przyniosło efekty w różnych obszarach, między innymi zapewniło informacje do rosnącego zapotrzebowania użytkowników wewnętrznych i zewnętrznych oraz poprawienie sytuacji finansowej.
Ponad siedem lat praktycznych doświadczeń w stosowaniu KSI potwierdziły wcześniejsze diagnozy stawiane przez zespół pod kierunkiem prof. dr hab. Ireny Sobańskiej, które jednoznacznie wskazywały, że dla potrzeb skutecznego i pełnego zastosowania zasad zdecentralizowanego zarządzania uczelnią wyższą niezbędne jest wykorzystanie metod i narzędzi rachunkowości zarządczej stosowanych od wielu lat w praktyce przedsiębiorstw. Z ekonomicznego punktu widzenia uczelnie są przedsiębiorstwami usługowymi, które wytwarzają różnego rodzaju „produkty” w obszarze badań i dydaktyki. Wdrożenie KSI w UŁ Kompleksowego Systemu Informacyjnego pozwoliło na uzyskiwanie przez użytkowników szeregu nowych, analitycznych informacji, w szczególności o kosztach, np.
- koszty poszczególnych sal dydaktycznych (zarówno miesięcznie, jak i na 1 godz.),
- koszty wynagrodzeń pracowników akademickich (zarówno miesięcznie, jak i na 1 godz.),c) koszty projektów poszczególnych edycji każdego z kierunków studiów stacjonarnych i niestacjonarnych z podziałem na specjalizacje oraz studiów podyplomowych,
- koszty projektów badawczych i pozostałych,
- koszty podmiotów: wydziałów, instytutów, katedr, pracowni, itd.,
- powiązanie kosztów podmiotów i projektów ze źródłami ich finansowania,
- koszty rodzajowe zdezagregowane na szczegółowe pozycje analityczne (ok. 800 pozycji),
- koszty świadczeń wewnętrznych jednostek UŁ (np. Studium Języków Obcych, Studium Wychowania Fizycznego, jednostki podstawowe – Wydziały, jednostki obsługi technicznej, itd.),
- koszty utrzymania każdego z budynków (bez amortyzacji budynku z pierwszym wyposażeniem),
- koszty utrzymania m2 powierzchni komercyjnych (ogółem i na 1m2 ) wg budynków, wydziałów i innych jednostek,
- koszty utrzymania m2 powierzchni administracyjnych w wydziałach, działach administracji UŁ i w jednostkach wspierających,
- koszty utrzymania m2 powierzchni badawczych,
- koszty utrzymania każdego z samochodów i innych pojazdów UŁ.
W ocenie osób zarządzających UŁ (Rektor, Kanclerz) informacje uzyskiwane z KSI umożliwiają lepsze gospodarowanie zasobami, większą efektywność zarządzania kosztami jednostek, podejmowanie decyzji ze względu na dostępność kryteriów decyzyjnych, tj.
dokładnej i aktualnej informacji o kosztach (np. przy decydowaniu o uruchamianiu nowych kierunków studiów). Ponadto dzięki informacjom z KSI zmniejszyło się ryzyko zarządzania projektami, zarówno dydaktycznymi, jak i badawczymi. Z obserwacji bezpośredniej wynika również, że istotnie wzrosło poczucie odpowiedzialności kierowników jednostek UŁ za ponoszone koszty (centra kosztów) i uzyskiwane wyniki (centra zysków). Osoby te podejmowały działania mające na celu eliminowanie marnotrawstwa w zarządzanych jednostkach oraz zwiększyły aktywność w uzyskiwaniu większych przychodów z różnych źródeł.